Δημιουργία Πίνακα, Προβολές

Στη συνέχεια θα δείξουμε πως δημιουργούμε πίνακα. Στην επιφάνεια εργασίας υπάρχει το αρχείο Excel “MyVideoclub”, το οποίο θα το χρησιμοποιήσουμε ως οδηγό σε αυτά τα πρώτα βήματα. Έχουμε ήδη αναφέρει πως αυτό αποτελείται από τρία φύλλα εργασίας. Στο καθένα εισάγουμε διαφορετικά δεδομένα. Στο φύλλο εργασίας “πελάτες” τους πελάτες, στις “ταινίες” τις ταινίες του videoclub, και στις “ενοικιάσεις” ποιος πελάτης νοίκιασε ποια ταινία και πότε. Με τον ίδιο τρόπο λοιπόν θα δημιουργήσουμε και εμείς τρεις πίνακες με τα αντίστοιχα ονόματα. Στον πίνακα πελάτες, θα εισάγουμε τους πελάτες μας. Το πρώτο βήμα στην δημιουργία ενός πίνακα, είναι η εισαγωγή των πεδίων. Έχουμε ήδη αναφέρει πως ο τόπος γέννησης είναι ένα πεδίο, όπως και η ημερομηνία γέννησης, το όνομα, το επώνυμο, και ο κωδικός. Θα πρέπει λοιπόν να δημιουργήσουμε πρώτα τα πεδία. Σε κάθε πεδίο εισάγουμε κάποια δεδομένα. Στα πεδία “Επώνυμο” και “Όνομα” π.χ. εισάγουμε κείμενο. Στο πεδίο “Ημερομηνία γέννησης” όμως εισάγουμε κάποια ημερομηνία. Αυτός είναι ο τύπος δεδομένων. Θα ελαχιστοποιήσουμε τώρα το Excel, και θα ξεκινήσουμε την δημιουργία της βάσης δεδομένων “MyVideoClub”, ανοίγοντας πρώτα την εφαρμογή Access. Στη συνέχεια δημιουργούμε ένα νέο αρχείο, μία κενή βάση δεδομένων. Θα την αποθηκεύσουμε στην επιφάνεια εργασίας με όνομα “MyVideoClub”. Η βάση μας δημιουργήθηκε. Στην αριστερή λίστα δεν εμφανίζονται αντικείμενα, επειδή δεν υπάρχουν. Μεταβαίνουμε στην καρτέλα Δημιουργία, και στην συνέχεια στην ομάδα Πίνακες. Πίνακα μπορούμε να δημιουργήσουμε με αυτούς του δύο τρόπους. Κάνουμε κλικ στην εντολή “Σχεδίαση πίνακα”. Στο παράθυρο που εμφανίζεται στην οθόνη μας, και σε αυτό το σημείο πληκτρολογούμε τα ονόματα των πεδίων. Στο Excel, εάν μετακινηθούμε για λίγο, θα δούμε πως τα ονόματα των πεδίων βρίσκονται οριζοντίως, ενώ στην δημιουργία του πίνακα και στην προβολή σχεδίασης, τα ονόματα των πεδίων τα πληκτρολογούμε καθέτως. Το πρώτο όνομα πεδίου που θα εισάγουμε, είναι το “Επώνυμο”. Αφήνουμε προς το παρών το πεδίο “Κωδικός”. Στο πεδίο “Επώνυμο”, έχουμε ήδη αναφέρει πως τα δεδομένα τα οποία εισάγονται είναι κείμενο. Ερχόμαστε λοιπόν στην Access, και στο σημείο αυτό πληκτρολογούμε τη λέξη Επώνυμο. Τα ονόματα των πεδίων μπορεί να είναι γραμμένα με ελληνικούς χαρακτήρες ή με αγγλικούς, και στην Access μπορούν να περιέχουν και κενά. Δεξιά από το όνομα του πεδίου, πρέπει να εισάγουμε τώρα τον τύπο δεδομένων. Κάνοντας ένα κλικ στο βέλος, μπορούμε να επιλέξουμε τον τύπο δεδομένων του πεδίου. Επειδή εμείς θέλουμε να εισάγουμε κείμενο θα επιλέξουμε κείμενο. Θα μπορούσαμε π.χ. να επιλέξουμε το πεδίο επώνυμο να έχει τύπο δεδομένων Ημερομηνία/Ώρα. Επιλέγουμε λοιπόν Κείμενο. Για να εισάγουμε ένα άλλο πεδίο κάνουμε κλικ στην επόμενη γραμμή. Εκεί εισάγουμε το πεδίο όνομα. Και στο πεδίο όνομα πληκτρολογούμε κείμενο, οπότε ο τύπος δεδομένων θα είναι και αυτός κείμενο. Το επόμενο πεδίο που πρέπει να εισάγουμε είναι η ημερομηνία γέννησης στην οποία θα πληκτρολογήσουμε εννοείται κάποια ημερομηνία. Εισάγουμε σε αυτό το σημείο το όνομα του πεδίου, και σε αυτό το σημείο τον τύπο δεδομένων, στη συγκεκριμένη περίπτωση ημερομηνία/ώρα. Το επόμενο πεδίο είναι ο τόπος γέννησης όπως μπορούμε να δούμε εδώ. Και στον τόπο γέννησης ο τύπος δεδομένων πρέπει να είναι κείμενο. Αυτή τη στιγμή έχουμε εισάγει τέσσερα πεδία στον πίνακα μας. Για να τον αποθηκεύσουμε αρκεί να κάνουμε κλικ στο κουμπί αποθήκευση. Στο παράθυρο που εμφανίζεται θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε σε αυτό το πεδίο το όνομα του πίνακα. Τον ονομάζουμε “Πελάτες”, και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο κουμπί “ΟΚ”. Εμφανίζεται αυτό το παράθυρο διαλόγου, όπου η Access μας προειδοποιεί πως δεν έχουμε ορίσει πρωτεύον κλειδί. Προς το παρόν θα απαντήσουμε να μην ορίσουμε πρωτεύον κλειδί, γιατί το ζήτημα του πρωτεύοντος κλειδιού θα το αντιμετωπίσουμε αργότερα. Ο πίνακας δημιουργήθηκε. Το όνομα του εμφανίζεται σε αυτό το σημείο. Επίσης, εμφανίζεται στην αριστερή λίστα, κάτω από την ομάδα Πίνακες. Κλείνουμε τον πίνακα. Εάν θέλουμε να τον ανοίξουμε θα κάνουμε διπλό κλικ επάνω του. Εμφανίζονται τα πεδία τώρα σε οριζόντια παράθεση. Στην Access σε αντίθεση με τα άλλα προγράμματα του Office χρησιμοποιούμε πάρα πολύ συχνά τις προβολές. Εάν κάνουμε δεξί κλικ στον πίνακα, μπορούμε να επιλέξουμε να τον ανοίξουμε σε προβολή σχεδίασης, όπου μπορούμε να εισάγουμε, να διαγράψουμε ή να τροποποιήσουμε κάποια πεδία. Κάνουμε διπλό κλικ επάνω του για να τον ανοίξουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων, όπως μπορούμε να δούμε και εδώ κάτω αριστερά. Σε αυτή τη προβολή, την προβολή φύλλου δεδομένων, εισάγουμε τις εγγραφές, τους πελάτες μας. Για να μετακινηθούμε από τη μια προβολή στην άλλη, αρκεί να μεταβούμε στην Κεντρική καρτέλα, και να κάνουμε κλικ σε αυτό το κουμπί, και να επιλέξουμε π.χ. προβολή σχεδίασης, ή προβολή φύλλου δεδομένων. Σε γενικές γραμμές στην προβολή σχεδίασης εισάγουμε τα πεδία από τα οποία αποτελείται ένας πίνακας, και στη συνέχεια μεταβαίνουμε στην προβολή φύλλου δεδομένων, όπου εισάγουμε τα δεδομένα μας. Θα κλείσουμε τον πίνακα πελάτες, και θα δημιουργήσουμε τον δεύτερο πίνακα μας, τον πίνακα «Ταινίες». Κάνουμε λοιπόν κλικ στην Σχεδίαση πίνακα, μεταβαίνουμε στο Excel, και στο φύλλο εργασίας “Ταινίες”, όπου παρατηρούμε πως τα πεδία τα οποία πρέπει να εισάγουμε είναι το «Τίτλος», «Τιμή», «Έτος κυκλοφορίας», και «Υπόθεση». Εισάγουμε λοιπόν το κείμενο τίτλος, ο τύπος δεδομένων είναι κείμενο. Το δεύτερο πεδίο είναι το «Τιμή», στο οποίο πληκτρολογούμε ποσά. Στο σημείο αυτό θα μπορούσαμε να επιλέξουμε είτε αριθμός, είτε νομισματική μονάδα. Επιλέγουμε νομισματική μονάδα. Το επόμενο πεδίο είναι το «Έτος κυκλοφορίας», στο οποίο εισάγουμε το έτος κυκλοφορίας της ταινίας. Στον τύπο δεδομένων μπορούμε να εισάγουμε ημερομηνία/ώρα, μπορούμε όμως να εισάγουμε και αριθμό. Έτσι κι αλλιώς δεν έχει νόημα να πληκτρολογήσουμε την ακριβή ημερομηνία κυκλοφορίας μιας ταινίας, αλλά μόνο τον αριθμό του έτους. Το τελευταίο πεδίο είναι η «Υπόθεση». Πληκτρολογούμε λοιπόν Υπόθεση, και στο πεδίο αυτό, παρόλο που θα πληκτρολογήσουμε κείμενο δεν θα επιλέξουμε τύπο δεδομένων κείμενο, αλλά τύπο δεδομένων υπόμνημα. Θα αναφερθούμε σε αυτό σε λίγο. Στη συνέχεια αρκεί να αποθηκεύσουμε τον πίνακα. Κάνουμε λοιπόν κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση», και τον αποθηκεύουμε με όνομα «Ταινίες». Η Access μας εμφανίζει το ίδιο μήνυμα επειδή δεν έχουμε ορίσει πρωτεύον κλειδί. Απαντούμε πάλι όχι, και ο πίνακας «Ταινίες» δημιουργήθηκε. Το όνομα του εμφανίζεται εδώ. Τον κλείνουμε, και παρατηρούμε πως σε αυτό το σημείο, εμφανίζονται οι δύο πίνακες που δημιουργήσαμε. Ο τελευταίος πίνακας που πρέπει να δημιουργήσουμε, είναι ο πίνακας «Ενοικιάσεις». Μεταβαίνουμε στο Excel. Ο πίνακας «Ενοικιάσεις» αποτελείται από αυτά τα πεδία. Αγνοούμε προς το παρόν τον «κωδΕνοικίασης», και θα εισάγουμε «κωδΠελάτη», «κωδΤαινία», και «Ημερομηνία». Στο «κωδΠελάτη» όπως παρατηρούμε πληκτρολογούμε πάντα κάποιον αριθμό. Το ίδιο και στον «κωδΤαινία», ενώ στην «Ημερομηνία». πληκτρολογούμε πάντα μία ημερομηνία. Ερχόμαστε λοιπόν σε αυτό το σημείο, και πληκτρολογούμε κωδΠελάτη. Ο τύπος δεδομένων θα είναι αριθμός. Εισάγουμε το επόμενο πεδίο κωδΤαινίας, με τύπο δεδομένων αριθμός πάλι, και Ημερομηνία, με τύπο δεδομένων ημερομηνία. Αποθηκεύουμε τον πίνακα με όνομα «Ενοικιάσεις». Απαντάμε πάλι όχι, και ο πίνακας μας έχει δημιουργηθεί. Τον κλείνουμε, και οι τρεις πίνακες μας εμφανίζονται σε αυτό το σημείο.