Εκθέσεις. Εισαγωγικά

Στη συνέχεια θα ασχοληθούμε με τις εκθέσεις. Έχουμε ήδη αναφέρει πολλές φορές πως τα δεδομένα μας αποθηκεύονται πάντα σε ένα πίνακα. Οι πελάτες μας π.χ. υπάρχουν στον πίνακα “Πελάτες”. Εάν θέλουμε να δούμε όλους τους πελάτες μας, θα πρέπει να ανοίξουμε τον πίνακα. Όλοι πελάτες μας, 314 συνολικά, είναι αυτοί. Εάν θέλουμε να δούμε μόνο τους πελάτες οι οποίοι βρίσκονται στην Αθήνα, θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα ερώτημα. Το έχουμε ήδη δημιουργήσει αυτό. Είναι το ερώτημα με όνομα “Αθήνα”. Κάνουμε διπλό κλικ για να το εκτελέσουμε. Οι πελάτες μας από Αθήνα είναι αυτοί, 52 συγκεκριμένα. Ασφαλώς μπορούμε να εκτυπώσουμε το ερώτημα, ή τον πίνακα για να πάρουμε αυτή τη λίστα σε έντυπη μορφή. Η εμφάνιση της όμως δεν είναι επαγγελματική. Στη περίπτωση που θέλουμε να εκτυπώσουμε μία λίστα με κάποιους πελάτες ή με όλους μας τους πελάτες, θα πρέπει να δημιουργήσουμε μία έκθεση. Οι εκθέσεις λαμβάνουν τα δεδομένα είτε από ένα πίνακα είτε από ένα ερώτημα. Έχουμε ήδη δημιουργήσει δύο εκθέσεις με όνομα “Πελάτες”, και “Πελάτες1”. Κάνουμε διπλό κλικ στην πρώτη, και η έκθεση έχει αυτή τη μορφή. Εδώ εμφανίζεται το επώνυμο του πελάτη, το όνομα του, ο τόπος γέννησης, και ούτω καθεξής. Ασφαλώς αυτή η εμφάνιση είναι πιο επαγγελματική από την προηγούμενη, με τον πίνακα και το ερώτημα. Θα κλείσουμε την έκθεση, και θα ανοίξουμε και την δεύτερη με όνομα “Πελάτες1”, η οποία έχει αυτή την εμφάνιση. Στη συνέχεια θα δείξουμε πως δημιουργούμε εκθέσεις. Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσουμε μία έκθεση. Ας υποθέσουμε πως θέλουμε να εκτυπώσουμε μία λίστα με όλους τους πελάτες μας. Ο πρώτος τρόπος είναι να μεταβούμε στην ομάδα Πίνακες, και να επιλέξουμε τον πίνακα “Πελάτες”. Στη συνέχεια, μεταβαίνουμε στην καρτέλα Δημιουργία, και κάνουμε κλικ στην εντολή Έκθεση. Η έκθεση που θα δημιουργηθεί θα βασίζεται στον πίνακα “Πελάτες”, και θα περιέχει όλα τα πεδία του. Η έκθεση δημιουργήθηκε και είναι αυτή. Το επώνυμο του πελάτη, το όνομα του, η ημερομηνία γέννησης, και ούτω καθεξής. Αυτή ήταν μία αυτόματη έκθεση. Υπενθυμίζουμε πως για την δημιουργία της, πήγαμε στην ομάδα πίνακες, επιλέξαμε τον πίνακα, και επιλέξαμε την εντολή Έκθεση. Ο δεύτερος τρόπος είναι να μεταβούμε στην καρτέλα Δημιουργία, και να δημιουργήσουμε μία έκθεση με τη χρήση οδηγού. Κάνουμε λοιπόν κλικ σε αυτό το σημείο. Επιλέγουμε στο παράθυρο που εμφανίζεται τον πίνακα ή το ερώτημα στο οποίο θα βασίζεται η έκθεση. Εμείς επιλέγουμε τον πίνακα “Πελάτες”. Στο αριστερό τμήμα εμφανίζονται τα πεδία του πίνακα. Το παράθυρο διαλόγου που βλέπουμε αυτή τη στιγμή στην οθόνη, θυμίζει πάρα πολύ τον τρόπο με τον οποίο δημιουργούσαμε μία φόρμα. Από τα διαθέσιμα πεδία επιλέγουμε όσα θέλουμε, και κάνοντας κλικ σε αυτό το εικονίδιο τα μεταφέρουμε σε αυτό το πλαίσιο. Η έκθεση μας πλέον θα περιλαμβάνει αυτά τα πεδία. Εάν δεν θέλουμε κάποιο να εμφανίζεται, π.χ. η “Πόλη” το επιλέγουμε, και κάνοντας κλικ σε αυτό το εικονίδιο το αφαιρούμε. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο κουμπί επόμενο. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε εάν θέλουμε να προσθέσουμε επίπεδα ομαδοποίησης. Εάν επιλέξουμε π.χ. τον τόπο γέννησης, και κάνουμε κλικ σε αυτό το εικονίδιο, αυτό θα έχει το εξής αποτέλεσμα. Όλη έκθεση μας θα είναι ομαδοποιημένη κατά τον τόπο γέννησης. Όλοι οι πελάτες οι οποίοι είναι γεννημένοι στην Αθήνα θα εμφανίζονται μαζί. Όλοι οι πελάτες οι οποίοι είναι γεννημένοι στην Θεσσαλονίκη ή στον Πειραιά θα εμφανίζονται επίσης μαζί. Κάνουμε κλικ για να πάμε στο επόμενο βήμα. Σε αυτό το παράθυρο επιλέγουμε εάν θέλουμε να έχουμε κάποια ταξινόμηση στις εγγραφές. Επιλέγουμε π.χ. το επώνυμο, σε αύξουσα ταξινόμηση. Εάν κάνουμε κλικ σε αυτό το εικονίδιο, η ταξινόμηση θα είναι φθίνουσα όσο αφορά το επώνυμο. Ασφαλώς μπορούμε να ταξινομήσουμε και σύμφωνα με το όνομα σε αύξουσα ταξινόμηση. Στο επόμενο βήμα επιλέγουμε την διάταξη της έκθεσης, κάνοντας κλικ σε μία από αυτές τις επιλογές. Και τον προσανατολισμό της. Σε αυτό το πεδίο πληκτρολογούμε τον τίτλο της έκθεσης. “Πελάτες3” έχει προτείνει η Access και δεν υπάρχει λόγος να το αλλάξουμε. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Τέλος” για να δούμε την έκθεση σε προεπισκόπηση. Η έκθεση που δημιουργήσαμε έχει τίτλο “Πελάτες3”, και εάν προσέξουμε αυτό το σημείο, όπου εμφανίζεται ο τόπος γέννησης η Αθήνα, είναι το επίπεδο ομαδοποίησης. Όλοι οι πελάτες μας που έχουν γεννηθεί στην Αθήνα εμφανίζονται μαζεμένοι, και σε αύξουσα ταξινόμηση όσο αφορά το πεδίο “Επώνυμο”. Από “Α” πηγαίνουμε στο “Γ”, στο “Δ”, και ούτω καθεξής. Κλείνουμε την έκθεση κάνοντας κλικ εδώ, και η έκθεση μας με όνομα “Πελάτες3” εμφανίζεται σε αυτό το σημείο.