Προστασία

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στην προστασία ενός φύλλου εργασίας ή μιας περιοχής κελιών. Στο φύλλο «Αυτοκίνητα» έχει εφαρμοστεί προστασία. Εάν π.χ προσπαθήσουμε να αλλάξουμε την τιμή της OPEL του Ιανουαρίου, παρατηρούμε ότι το Excel δεν μας επιτρέπει, ενημερώνοντας μας ότι το κελί αυτό είναι προστατευμένο, και δεν μπορούμε να το επεξεργαστούμε παρά μόνο να το αναγνώσουμε. Θα προσπαθήσουμε τώρα να διαγράψουμε την στήλη που αναφέρεται στον μήνα Μάρτιο. Επιλέγουμε την στήλη, κάνουμε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα και παρατηρούμε ότι η εντολή «Διαγραφή» είναι απενεργοποιημένη. Αν προσέξουμε τις γραμμές εργαλείων παρατηρούμε ότι τα περισσότερα κουμπιά είναι απενεργοποιημένα όπως π.χ τα κουμπιά μορφοποίησης, στοίχισης, ταξινόμησης, κ.λπ. Στη συνέχεια θα δείξουμε πως προστατεύουμε ένα φύλλο εργασίας. Μεταβαίνουμε στο φύλλο εργασίας «ΥλικάPC». Το Excel εξ ορισμού προστατεύει όλα τα κελιά κλειδώνοντας τα. Από το μενού Μορφή, Κελιά, επιλέγουμε την καρτέλα Προστασία. Παρατηρούμε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή «Κλειδωμένο». Αυτό όμως δεν έχει κανένα αποτέλεσμα εάν δεν προστατεύσουμε και το ίδιο το φύλλο. Αλλάζουμε την ποσότητα των οθονών από 7 σε 10. Παρατηρούμε ότι η τιμή τροποποιήθηκε. Έτσι, ενώ όλα τα κελιά είναι προστατευμένα εμείς καταφέραμε να αλλάξουμε την τιμή ενός από αυτά. Για να ενεργοποιηθεί λοιπόν η προστασία θα πρέπει να κλειδώσουμε και το τρέχον φύλλο. Από το μενού Εργαλεία, Προστασία, επιλέγουμε την εντολή «Προστασία φύλλου». Επιλέγουμε «Προστασία του φύλλου εργασίας και των περιεχομένων των κλειδωμένων κελιών». Προαιρετικά μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και κωδικό πρόσβασης. Εννοείται πως εάν δεν χρησιμοποιήσουμε κωδικό, τότε οποιοσδήποτε χρήστης θα μπορούσε να καταργήσει την προστασία, και να τροποποιήσει το φύλλο εργασίας. Πληκτρολογούμε ως κωδικό πρόσβασης τον αριθμό 123. Ως κωδικό θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε όχι μόνο αριθμούς, αλλά και κείμενο, σύμβολα ή ακόμη συνδυασμό αριθμών, κειμένου και συμβόλων. Παρατηρούμε ότι ενώ πληκτρολογήσαμε αριθμούς εμφανίζονται τρεις κουκκίδες, για να μη μπορεί να δει τον κωδικό μας κάποιος ανεπιθύμητος. Εδώ μπορούμε να επιλέξουμε τα δικαιώματα όλων των χρηστών του συγκεκριμένου φύλλου εργασίας. Π.χ. δικαίωμα στην επιλογή κλειδωμένων ή μη κελιών, στην μορφοποίηση κελιών, γραμμών, ή στηλών κ.ο.κ.. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Ένα δεύτερο πλαίσιο διαλόγου μας ζητά να επιβεβαιώσουμε τον κωδικό πληκτρολογώντας τον ξανά. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Θα κλείσουμε τώρα το βιβλίο και θα προσπαθήσουμε να το ανοίξουμε ξανά. Επιλέγουμε το φύλλο εργασίας «Υλικά PC». Παρατηρούμε ότι το φύλλο ανοίγει δίχως να μας ζητήσει κάποιο κωδικό πρόσβασης. Αυτό είναι λογικό, αφού προστατεύσαμε το τρέχον φύλλο από τροποποιήσεις των κελιών, και όχι από πρόσβαση. Εάν αλλάξουμε την ποσότητα των «πληκτρολογίων», από 6 σε 16, μας εμφανίζεται μήνυμα λάθους, ενημερώνοντας μας ότι δεν μπορούμε να τροποποιήσουμε κλειδωμένα κελιά. Για να μπορέσουμε λοιπόν να τροποποιήσουμε τα περιεχόμενα του παραπάνω κελιού, θα πρέπει πρώτα να καταργήσουμε την προστασία του φύλλου. Από το μενού Εργαλεία, Προστασία, επιλέγουμε την εντολή «Κατάργηση προστασίας φύλλου». Πληκτρολογούμε τον κωδικό 123, και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Το φύλλο «Υλικά PC» δεν είναι πλέον προστατευμένο. Μπορούμε λοιπόν να κάνουμε οποιαδήποτε αλλαγή στα περιεχόμενα των κελιών. Αλλάζουμε την ποσότητα των πληκτρολογίων από 6 σε 16. Όπως μπορούμε να δούμε, τα περιεχόμενα του κελιού τροποποιήθηκαν. Πολλές φορές όμως, δεν θέλουμε να κλειδώσουμε όλα τα κελιά ενός φύλλου εργασίας. Για παράδειγμα στο φύλλο εργασίας «Υλικά PC» θέλουμε να αφήσουμε ξεκλείδωτα τα κελιά που αναφέρονται στην ποσότητα, ώστε να είναι δυνατή αλλαγή των ποσοτήτων, από τους χρήστες χωρίς να χρειάζεται να ξεκλειδωθεί ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Επιλέγουμε την περιοχή κελιών από το c3 ως το c11. Από το μενού Μορφή, Κελιά, επιλέγουμε την καρτέλα «Προστασία». Απενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου «Κλειδωμένο» και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Κλειδώνουμε τώρα το φύλλο εργασίας. Από το μενού Εργαλεία, Προστασία, επιλέγουμε την εντολή «Προστασία φύλλου». Επιλέγουμε «Προστασία του φύλλου εργασίας και των περιεχομένων των κλειδωμένων κελιών». Πληκτρολογούμε ως κωδικό πρόσβασης τον αριθμό 123, και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Επιβεβαιώσουμε τον κωδικό πληκτρολογώντας τον ξανά. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Έχει λοιπόν κλειδωθεί ολόκληρο το φύλλο εργασίας εκτός από την περιοχή που αναγράφει την ποσότητα των προϊόντων. Αλλάζουμε την ποσότητα στα ποντίκια, σε 100. Η ποσότητα άλλαξε όπως επίσης και το κόστος. Εάν όμως προσπαθήσουμε να αλλάξουμε την τιμή σε 20€, παρατηρούμε ότι Excel δεν μας το επιτρέπει.