Εισαγωγή Δεδομένων

Η access μας δίνει την δυνατότητα να εισάγουμε δεδομένα από εξωτερικές πηγές. Ας δούμε το πρώτο μας παράδειγμα. Θα εισάγουμε δεδομένα, από μία άλλη βάση. Από την βάση song.mdb, θα εισάγουμε τον πίνακα «Τραγούδια», στην βάση mydatanew.mdb. Ο πίνακας «Τραγούδια», περιέχει πληροφορίες για διάφορα τραγούδια. Από το μενού «Αρχείο», κάνουμε κλικ στην εντολή «Λήψη εξωτερικών δεδομένων». Έχουμε δύο επιλογές. «Εισαγωγή», και «Σύνδεση πινάκων». Με την εντολή «Σύνδεση πινάκων», συνδέουμε τα δεδομένα δύο πινάκων, στο επόμενο video-μάθημα, θα ασχοληθούμε αναλυτικά μ’ αυτή την εντολή. Επιλέγουμε «Εισαγωγή». Βεβαιωνόμαστε πως τα αρχεία που εμφανίζονται, είναι τύπου Microsoft Office Access. Επιλέγουμε την βάση song.mdb, και κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή». Στο παράθυρο αυτό, επιλέγουμε ποια στοιχεία της βάσης θα εισαχθούν. Επιλέγουμε τον πίνακα «Τραγούδια», και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Παρατηρούμε, ότι ο πίνακας «Τραγούδια», έχει εισαχθεί στην βάση mydatanew. Μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα και από άλλες βάσεις δεδομένων, όπως dBase ή Paradox. Κάνουμε δεξί κλικ στην λευκή περιοχή του παραθύρου, και επιλέγουμε «Εισαγωγή». Εδώ, μπορούμε να επιλέξουμε, dBase, ή αρχεία Paradox κ.ο.κ.. Θα εισάγουμε στη συνέχεια, δεδομένα όχι από μία βάση, όπως προηγουμένως, αλλά από ένα αρχείο Excel. Ανοίγουμε το αρχείο ΔΟΥ1.xls. Στο αρχείο αυτό είναι καταχωρημένα τα στοιχεία, όλων των δημόσιων οικονομικών υπηρεσιών. Θα το εισάγουμε ως πίνακα, στην βάση δεδομένων μας. Από το μενού «Αρχείο», κάνουμε κλικ στην εντολή «Λήψη εξωτερικών δεδομένων», και επιλέγουμε «Εισαγωγή». Στην θέση τύπος αρχείου, επιλέγουμε «Microsoft Excel». Αναζητούμε το αρχείο ΔΟΥ1.xls, το επιλέγουμε, και πατάμε το κουμπί «Εισαγωγή». Στο παράθυρο αυτό, εμφανίζονται σε προεπισκόπηση τα δεδομένα μας. Παρατηρούμε, ότι η πρώτη γραμμή, ενώ περιέχει τα ονόματα των πεδίων, ΔΟΥ, Διεύθυνση, Πόλη κ.ο.κ.. εμφανίζεται ως άλλη μια εγγραφή. Για το λόγο αυτό θα ενεργοποιήσουμε το πλαίσιο ελέγχου, «Η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών». Η πρώτη γραμμή εμφανίζεται τώρα ως επικεφαλίδα στηλών. Κάνουμε κλικ στο κουμπί επόμενο. Στο βήμα αυτό, επιλέγουμε να αποθηκεύσουμε τα δεδομένα είτε σε νέο πίνακα, είτε σε κάποιον από τους υπάρχοντες πίνακες της βάσης μας. Επιλέγουμε «Σε νέο πίνακα», και πατάμε το κουμπί Επόμενο. Στο βήμα αυτό ορίζουμε για κάθε πεδίο, το όνομα του. Εδώ πληκτρολογούμε το νέο όνομα, και εδώ εμφανίζεται. Επιλέγουμε αν θέλουμε ή όχι ευρετήριο, και κάνουμε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο βήμα αυτό επιλέγουμε, εάν θα ορίσουμε πρωτεύων κλειδί στον πίνακα. Ορίζουμε, ως πρωτεύων κλειδί, το πεδίο ΔΟΥ. Στο τελευταίο βήμα, επιλέγουμε το όνομα του πίνακα. Δεχόμαστε το προτεινόμενο όνομα, ΌλεςΟιΔΟΥ, και πατάμε το κουμπί Τέλος. Εμφανίζεται ένα μήνυμα, το οποίο μας ενημερώνει ότι η εισαγωγή του αρχείου, έχει ολοκληρωθεί. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Ο πίνακας ΌλεςΟιΔΟΥ, έχει δημιουργηθεί. Τον ανοίγουμε. Τα στοιχεία των ΔΟΥ, εμφανίζονται στον πίνακα αυτό. Κλείνουμε τον πίνακα. Θα εισάγουμε τώρα τα δεδομένα ενός αρχείου, csv. Στα αρχεία αυτά, τα δεδομένα είναι οριοθετημένα. Θα ανοίξουμε το αρχείο ΔΟΥ2.csv, με το σημειωματάριο. Παρατηρούμε, πως ανάμεσα από κάθε πεδίο, ΔΟΥ, διεύθυνση, πόλη και ΤΚ, έχει τοποθετηθεί ένα ελληνικό ερωτηματικό. Το ερωτηματικό αυτό, είναι ο χαρακτήρας οριοθέτησης. Για να εισάγουμε το αρχείο αυτό ως πίνακα στην βάση μας κάνουμε το εξής. Κλείνουμε το αρχείο. Στο παράθυρο της βάσης μας κάνουμε δεξί κλικ στον λευκό χώρο, και επιλέγουμε την εντολή «Εισαγωγή». Επιλέγουμε τύπος αρχείου, «Αρχεία κειμένου». Επιλέγουμε το αρχείο ΔΟΥ2.csv, και πατάμε το κουμπί Εισαγωγή. Εμφανίζεται το παράθυρο «Οδηγός εισαγωγής κειμένου». Επιλέγουμε «Οριοθετημένα», αφού τα δεδομένα που θα εισάγουμε έχουν οριοθετηθεί με ελληνικό ερωτηματικό. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο τμήμα αυτό, επιλέγουμε τον οριοθέτη. Επιλέγουμε το ερωτηματικό. Ενεργοποιούμε επίσης αυτό το πλαίσιο ελέγχου, διότι η πρώτη γραμμή περιέχει τα ονόματα των πεδίων. Παρατηρούμε, ότι τώρα τα ονόματα των πεδίων ξεχώρισαν από τις υπόλοιπες εγγραφές. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο βήμα αυτό, επιλέγουμε να αποθηκεύσουμε τα δεδομένα είτε σε νέο πίνακα είτε σε κάποιον από τους υπάρχοντες. Επιλέγουμε σε νέο πίνακα, και πατάμε το κουμπί Επόμενο. Στο βήμα αυτό ορίζουμε για κάθε πεδίο το όνομα του, καθώς και την χρήση ή όχι ευρετηρίου. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο βήμα αυτό επιλέγουμε εάν θα ορίσουμε πρωτεύων κλειδί στον πίνακα. Ορίζουμε ως πρωτεύων κλειδί, το πεδίο ΔΟΥ. Στο τελευταίο βήμα, επιλέγουμε το όνομα του πίνακα. H access μας προτείνει το ΔΟΥ2 το οποίο και αποδεχόμαστε, και πατάμε το κουμπί Τέλος. Ο πίνακας ΔΟΥ2, έχει δημιουργηθεί. Τον ανοίγουμε. Τα στοιχεία των ΔΟΥ, εμφανίζονται στον πίνακα αυτό.