Εκφράσεις Σύνοψης

Στην συνέχεια θα αναφερθούμε στην χρήση των συναρτήσεων σύνοψης. Στα προηγούμενα video-μαθήματα, χρησιμοποιήσαμε εκφράσεις σύνοψης δημιουργώντας πλαίσια κειμένου. Σε αυτό το video-μάθημα, θα εισάγουμε εκφράσεις σύνοψης, κατά την δημιουργία μιας έκθεσης. Ανοίγουμε την έκθεση, «ΈκθεσηΣύνοψης». Στην έκθεση αυτή, εμφανίζονται, αναλυτικά, τα δεδομένα των πωλήσεων για κάθε πελάτη. Εμφανίζονται πληροφορίες όπως οι δίσκοι που αγόρασε, το σύνολο τον δίσκων, η συνολική αξία των δίσκων, η μικρότερη τιμή, και η μεγαλύτερη τιμή αγοράς. Θα δημιουργήσουμε αυτήν την έκθεση, η οποία θα αντλεί τα δεδομένα από το ερώτημα, «ΈκθεσηΣύνοψης». Στο ερώτημα αυτό, εμφανίζονται τα στοιχεία των πελατών, και των αγορών τους, όπως, η ημερομηνία,, ο τίτλος του δίσκου, η ποσότητα, η τιμή, η έκπτωση, και η αξία. Παρατηρήστε, ότι ο ίδιος πελάτης, εμφανίζεται σε πολλές εγγραφές. Στην έκθεση που θα δημιουργήσουμε, θα ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα κατά πελάτη, και θα προσθέσουμε και πεδία σύνοψης. Δημιουργούμε την έκθεση, με την χρήση οδηγού. Εμφανίζεται το παράθυρο, «Οδηγός εκθέσεων». Επιλέγουμε το ερώτημα, «ΈκθεσηΣύνοψης». Επιλέγουμε όλα τα πεδία, και κάνουμε κλικ στο κουμπί, «Επόμενο». Θέλουμε, να ομαδοποιήσουμε την έκθεση, ως προς τον Πελάτη. Επιλέγουμε λοιπόν το πεδίο Πελάτης, και το προσθέτουμε ως πεδίο ομαδοποίησης. Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Επόμενο». Τα δεδομένα που θα εμφανίζονται για κάθε πελάτη, θα τα ταξινομήσουμε πρώτα κατά «Ημερομηνία», και μετά κατά «Τίτλο συλλογής», σε αύξουσα σειρά. Σε αυτό το σημείο, μπορούμε να ορίσουμε τις επιλογές σύνοψης που επιθυμούμε, κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επιλογές σύνοψης». Εμφανίζεται το παράθυρο επιλογές σύνοψης. Οι διαθέσιμοι τύποι σύνοψης, είναι το Σύνολο, ο Μέσος όρος, η Ελάχιστη, και η Μέγιστη τιμή. Τα πεδία στα οποία μπορούμε να εφαρμόσουμε τους τύπους αυτούς είναι, Ποσότητα, Τιμή, Έκπτωση, και Αξία. Θα πρέπει να σημειώσουμε, ότι εδώ, εμφανίζονται μόνο τα αριθμητικά πεδία του ερωτήματος. Για να εφαρμόσουμε κάποιον τύπο σύνοψης, αρκεί να ενεργοποιήσουμε το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου. Ενεργοποιούμε για το πεδίο «Ποσότητα», το σύνολο, ενώ για το πεδίο Αξία, ενεργοποιούμε το σύνολο, το ελάχιστο, και το μέγιστο. Στο τμήμα αυτό, μπορούμε να επιλέξουμε, εάν θέλουμε να εμφανίζεται η ανάλυση των δεδομένων, δηλαδή τα δεδομένα από τα οποία προκύπτουν οι τιμές σύνοψης. Επιλέγουμε «Ανάλυση και σύνοψη». Ενεργοποιούμε επίσης και τον υπολογισμό του ποσοστού, έτσι ώστε να ξέρουμε την συνεισφορά του κάθε πελάτη, στο σύνολο της ποσότητας, και στο σύνολο της αξίας. Κλείνουμε το παράθυρο διαλόγου κάνοντας κλικ στο κουμπί ΟΚ, και συνεχίζουμε κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο βήμα αυτό, μπορούμε να αλλάξουμε την διάταξη και τον προσανατολισμό. Δεχόμαστε την προεπιλεγμένη διάταξη, τον κατακόρυφο προσανατολισμό, και πατάμε το κουμπί Επόμενο. Επιλέγουμε το τυπικό στυλ, και πατάμε το κουμπί Επόμενο. Πληκτρολογούμε ως όνομα έκθεσης, το «Σύνοψη», και πατάμε το κουμπί Τέλος. Η έκθεση δημιουργήθηκε. Ας μεταβούμε σε προβολή σχεδίασης, για να δούμε τις επιλογές που κάναμε. Πρώτο και βασικό είναι η ομαδοποίηση, με βάση το πεδίο «Πελάτης». Μπορούμε να δούμε από το μενού Προβολή, Ταξινόμηση και ομαδοποίηση, το σχετικό σύμβολο. Παρατηρούμε επίσης την ενότητα, «Υποσέλιδο Πελάτης». Εκεί υπάρχουν μερικά πλαίσια κειμένου, τα οποία ανάλογα με την τιμή της ιδιότητας «προέλευση στοιχείου ελέγχου», υπολογίζουν και τις αντίστοιχες τιμές. Αυτό το πλαίσιο κειμένου, έχει την τιμή: =Άθροισμα([Ποσότητα]), άρα υπολογίζει το άθροισμα του πεδίου Ποσότητα, αλλά για τον κάθε πελάτη, εφ’ όσον το πλαίσιο κειμένου βρίσκεται στην ενότητα «Υποσέλιδο Πελάτη». Ομοίως το άθροισμα ως προς την αξία, έχει την τιμή: =Άθροισμα([Αξία]), η μικρότερη τιμή, =Μικρότερητιμή([Αξία]), και η μεγαλύτερη τιμή, =Μεγαλύτερητιμή([Αξία]). Για να υπολογιστεί το ποσοστό συμμετοχής, του κάθε πελάτη, ως προς την συνολική ποσότητα, θα πρέπει πρώτα να υπολογιστεί η συνολική ποσότητα. Αυτό γίνεται με αυτό το πλαίσιο κειμένου, που βρίσκεται στο υποσέλιδο της έκθεσης. Η τιμή της ιδιότητας, είναι και πάλι =Άθροισμα([Ποσότητα]), αλλά εφόσον βρίσκεται στο υποσέλιδο της έκθεσης, αφορά όλες τις εγγραφές της έκθεσης, δηλαδή όλους τους πελάτες. Η αναφορά σε κάποιο πλαίσιο κειμένου, γίνεται με το όνομα του. Παρατηρούμε, ότι το συγκεκριμένο πλαίσιο κειμένου, έχει όνομα, «Ποσότητα Τελικό σύνολο Άθροισμα». Άρα για να υπολογίσουμε το ποσοστό συμμετοχής του κάθε πελάτη, ως προς την ποσότητα, δεν έχουμε παρά να διαιρέσουμε το σύνολο της ποσότητας του πελάτη, διά το σύνολο της ποσότητας όλων των πελατών, το οποίο είναι αυτό. Προσοχή:, στο σημείο αυτό, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση άθροισμα, και υπολογίζουμε το άθροισμα της ποσότητας, ενώ στο σημείο αυτό, εισάγουμε το όνομα του πλαισίου κειμένου, [Ποσότητα Τελικό σύνολο Άθροισμα]. Επίσης, παρατηρήστε ότι η μορφή, είναι Ποσοστό. Το αντίστοιχο συμβαίνει, στον υπολογισμό του ποσοστού, ως προς την αξία. Υπολογίζουμε πρώτα το σύνολο της αξίας, και μετά απλά διαιρούμε, το σύνολο αξίας του πελάτη, με το σύνολο της αξίας όλων των πελατών, δηλαδή το «Αξία Τελικό σύνολο Άθροισμα», που είναι το όνομα αυτού του πλαισίου κειμένου. Μεταβαίνουμε σε προεπισκόπηση εκτύπωσης, στην τελευταία σελίδα. Το σύνολο της ποσότητας, από όλους τους πελάτες, το τελικό σύνολο δηλαδή, είναι 6513. Το σύνολο της ποσότητας, της πελάτισσας Ψαρρού Σοφία, είναι 46 δίσκοι, άρα το ποσοστό συνεισφοράς της Ψαρρού, είναι 0,71%. Ομοίως, το σύνολο της αξίας όλων των πελατών, είναι 88783€, ενώ της Ψαρρού είναι 619,2€, άρα το ποσοστό συνεισφοράς, είναι 0,70%. Αλλάζουμε σε προβολή σχεδίασης. Κατά την χρήση του οδηγού, είχαμε επιλέξει «Ανάλυση και Σύνοψη», και όχι «μόνο Σύνοψη», γι’ αυτό και εδώ, εμφανίζονται αναλυτικά οι αγορές των πελατών μας. Αν θέλουμε, εκ των υστέρων, να μην εμφανίζονται αναλυτικά οι αγορές, δεν έχουμε παρά ορίσουμε να μην εμφανίζεται η ενότητα Λεπτομέρεια. Ορίζουμε την ιδιότητα Ορατό σε Όχι, και αλλάζουμε την προβολή σε προεπισκόπηση εκτύπωσης. Το αποτέλεσμα είναι αυτό.