Εξαγωγή Δεδομένων

Στην συνέχεια θα αναφερθούμε στην εξαγωγή δεδομένων σε άλλη βάση ή σε άλλη μορφή αρχείου. Η access μας δίνει την δυνατότητα να εξάγουμε δεδομένα από μία βάση, είτε σε μια άλλη βάση, είτε σε ένα λογιστικό φύλλο, είτε σε αρχεία απλού κειμένου. Ας δούμε το πρώτο μας παράδειγμα. Από την βάση δεδομένων mydatanew, θα εξάγουμε τον πίνακα «Δίσκος», στην βάση δεδομένων «Songnew.mdb». Κάνουμε δεξί κλικ στον πίνακα «Δίσκος», και επιλέγουμε την εντολή «Εξαγωγή». Βεβαιωνόμαστε πως ο τύπος αρχείου, είναι Microsoft Access. Αναζητούμε τη βάση songnew.mdb, και πατάμε «Εξαγωγή». Εδώ, μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το όνομα του πίνακα. Δεχόμαστε το όνομα «Δίσκος». Στο τμήμα αυτό μπορούμε να επιλέξουμε τι θα εξαχθούν. Αν επιλέξουμε «Ορισμός και δεδομένα», θα εξαχθούν η δομή του πίνακα, τα πεδία του δηλαδή, αλλά και τα δεδομένα που αυτός περιέχει. Αν επιλέξουμε μόνο ορισμός δεν θα εξαχθούν τα δεδομένα που περιέχει ο πίνακας. Εμείς επιλέγουμε “Ορισμός και δεδομένα”, και πατάμε το ΟΚ. Ανοίγουμε τώρα την βάση songnew.mdb. Παρατηρούμε, ότι ο πίνακας «Δίσκος» δεν εμφανίζεται. Αν όμως μεταβούμε σε κάποιο άλλο αντικείμενο, π.χ. ερωτήματα και στη συνέχεια επανέλθουμε στους πίνακες, τότε θα εμφανιστεί. Ο πίνακας λοιπόν, έχει εξαχθεί στην βάση αυτή με επιτυχία. Μπορούμε βέβαια να εξάγουμε δεδομένα, και σε ένα λογιστικό φύλλο. Θα εξάγουμε τον πίνακα «Ρυθμοί», σε ένα λογιστικό φύλλο. Επιλέγουμε τον πίνακα Ρυθμοί. Από το μενού αρχείο, επιλέγουμε Εξαγωγή. Στο πλαίσιο «Αποθήκευση ως τύπου», επιλέγουμε μία, από τις διαθέσιμες εκδόσεις του excel. Ως περιοχή στην οποία θα αποθηκευτεί, επιλέγουμε την επιφάνεια εργασίας. Δεχόμαστε το προεπιλεγμένο όνομα, και πατάμε το κουμπί «Εξαγωγή». Ο πίνακας «Ρυθμοί» έχει εξαχθεί, στο αρχείο του excel Ρυθμοί.xls. Ανοίγουμε το αρχείο, και τα δεδομένα εμφανίζονται σε ένα φύλλο εργασίας. Θα εξάγουμε τώρα τον πίνακα «Πελάτες», σε ένα αρχείο απλού κειμένου. Κάνουμε δεξί κλικ στον πίνακα, και επιλέγουμε «Εξαγωγή». Στο πλαίσιο «Αποθήκευση ως τύπου», επιλέγουμε «Αρχεία κειμένου». Ως περιοχή στην οποία θα αποθηκευτεί, επιλέγουμε την επιφάνεια εργασίας. Δεχόμαστε το προεπιλεγμένο όνομα. Δεν ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου «Αποθήκευση με τη μορφή», για να ορίσουμε εμείς την μορφή με την οποία επιθυμούμε να εξαχθούν τα δεδομένα, και πατάμε το κουμπί «Εξαγωγή». Εμφανίζεται το παράθυρο «Οδηγός εξαγωγής κειμένου». Στο βήμα αυτό, επιλέγουμε εάν θέλουμε τα δεδομένα να εξάγονται οριοθετημένα, με το κόμμα, ή τον χαρακτήρα tab, ή να είναι καθορισμένου πλάτους. Επιλέγουμε «Καθορισμένου πλάτους». Στο κάτω μέρος, εδώ, εμφανίζεται δείγμα της μορφής που θα έχουν τα εξαγώγιμα δεδομένα μας. Πατάμε το κουμπί Επόμενο. Στο βήμα αυτό, μπορούμε να αλλάξουμε τα όρια των πεδίων. Κάνουμε κλικ στην γραμμή με το βέλος, και με πατημένο το αριστερό πλήκτρο, σύρουμε την γραμμή αριστερά, μικραίνοντας το πλάτος του πρώτου πεδίου. Το πλάτος, αντιστοιχεί σε χαρακτήρες. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Βεβαιωνόμαστε, ότι το όνομα, και η θέση εξαγωγής, είναι αυτή που θέλουμε. Θα εξαχθεί στην επιφάνεια εργασίας», με όνομα «Πελάτες». Πατάμε το κουμπί Τέλος. Εμφανίζεται αυτό το μήνυμα, το οποίο μας ενημερώνει, ότι η εξαγωγή ολοκληρώθηκε. Ο πίνακας Πελάτες, έχει εξαχθεί σε ένα αρχείο απλού κειμένου. Τα δεδομένα εμφανίζονται, όπως είχαμε ορίσει. Κάνουμε την ίδια διαδικασία για να εξάγουμε τον πίνακα Πελάτες, στο αρχείο Πελάτες1, αλλά επιλέγουμε ως τύπο οριοθετημένα, και ως οριοθέτη, το ερωτηματικό. Ανοίγουμε το αρχείο Πελάτες1 και βλέπουμε την διαφορά. Το κάθε πεδίο, διαχωρίζεται από το άλλο με το σύμβολο του ερωτηματικού, και τα πεδία κειμένου, βρίσκονται μέσα σε εισαγωγικά.