Δημιουργία και τροποποίηση προτύπου

Στη συνέχεια θα δούμε πως δημιουργούμε πρότυπα και πως τα τροποποιούμε. Τα πρότυπα είναι αρχεία τα οποία περιέχουν ήδη κείμενο, μορφοποίηση, εικόνες κ.λπ. Τα πρότυπα μας εξοικονομούν πολύ χρόνο όταν δημιουργούμε νέα έγγραφα, διασφαλίζοντας παράλληλα την ομοιομορφία μεταξύ των εγγράφων. Τις περισσότερες φορές όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο «Κενό έγγραφο». Το «κενό έγγραφο» είναι στην πραγματικότητα ένα πρότυπο με όνομα normal.dot. Όλα τα πρότυπα έχουν κατάληξη dot. Το word, όπως ήδη γνωρίζουμε, περιέχει μια μεγάλη συλλογή από πρότυπα. Έτσι αν θέλουμε να συντάξουμε ένα βιογραφικό, μπορούμε αντί να επιλέξουμε «Κενό έγγραφο» και να το δημιουργήσουμε εκ του μηδενός, να επιλέγουμε από το μενού Αρχείο, την εντολή Δημιουργία, και από το παράθυρο εργασιών να επιλέξουμε «πρότυπα στον υπολογιστή μου». Στο παράθυρο που εμφανίζεται, εμφανίζονται τα προκαθορισμένα πρότυπα ταξινομημένα σε καρτέλες, «Επιστολές και φαξ», «Συγχώνευση αλληλογραφίας», «Υπομνήματα». Κάνουμε κλικ στην καρτέλα «ʼλλα έγγραφα», επιλέγουμε «Κομψό βιογραφικό», δημιουργία «Νέου εγγράφου», και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Στην οθόνη μας, εμφανίζεται ένα έγγραφο το οποίο περιέχει ήδη μορφοποιημένο κείμενο. Εμείς, απλώς πληκτρολογούμε τα δικά μας στοιχεία στη κατάλληλη θέση. Π.χ. στη περιοχή ονόματος πληκτρολογούμε: Στέλιος Λαμπρόπουλος, και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια θα δείξουμε πως δημιουργούμε ένα νέο, δικό μας πρότυπο για να στέλνουμε φαξ. Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο. Πληκτρολογούμε τα κείμενα τα οποία θέλουμε να εμφανίζονται πάντα. Π.χ. ΦΑΞ, ΑΠΟ, ΠΡΟΣ, ΚΕΙΜΕΝΟ. Το αποθηκεύουμε κάνοντας κλικ στο Αρχείο/ Αποθήκευση. Επιλέγουμε ως τύπο: πρότυπο εγγράφου .dot Προσοχή: το word μας προτείνει μια συγκεκριμένη θέση. Καλό είναι να διατηρήσουμε αυτή τη θέση αποθήκευσης. Αν την αλλάξουμε, τότε, κάθε φορά που θα δημιουργούμε έγγραφα, τα οποία θα βασίζονται σ’ αυτό το πρότυπο, θα πρέπει να το αναζητούμε. Στη συνέχεια, πληκτρολογούμε το όνομα με το οποίο θα αποθηκευτεί το πρότυπό μας, π.χ. My Fax, και πατάμε το κουμπί αποθήκευση. Για να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο το οποίο θα βασίζεται στο πρότυπο που μόλις δημιουργήσαμε κάνουμε τα εξής: από το μενού Αρχείο, Δημιουργία, πρότυπα στον υπολογιστή μου, κάνουμε κλικ στην καρτέλα «Γενικές επιλογές». Επιλέγουμε το πρότυπο «My Fax», και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Το έγγραφό μας δημιουργήθηκε, και βασίζεται στο πρότυπο που είχαμε δημιουργήσει προηγουμένως. Στη συνέχεια θα τροποποιήσουμε ένα υπάρχον πρότυπο αλλάζοντας την μορφοποίηση. Από το μενού Αρχείο/Δημιουργία, αναζητούμε το πρότυπο «myfax». Επιλέγουμε «πρότυπο» για να ανοίξει το πρότυπο και όχι ένα έγγραφο που θα βασίζεται στο πρότυπο, και πατάμε το κουμπί «ΟΚ». Μορφοποιούμε το κείμενο ώστε να εμφανίζεται με μπλε γραμματοσειρά. Αποθηκεύουμε και κλείνουμε το πρότυπο. Αν δημιουργήσουμε τώρα ένα νέο έγγραφο το οποίο θα βασίζεται στο πρότυπο myfax, το χρώμα του κειμένου θα είναι μπλε.