Μακροεντολές – Καταγραφή, αντιστοίχιση, εκτέλεση και αντιγραφή

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στις μακροεντολές. Μία μακροεντολή είναι ένα σύνολο οδηγιών. Αυτές οι οδηγίες περιλαμβάνουν οποιαδήποτε εργασία μπορούμε να εκτελέσουμε στο Word. Μας βοηθούν να εξοικονομήσουμε χρόνο και κόπο, όταν κάνουμε συχνά τις ίδιες ενέργειες. Μπορούμε να αντιστοιχίσουμε οποιαδήποτε μακροεντολή, σε ένα κουμπί στη γραμμή εργαλείων, όπως αυτό, το «Νέα» το οποίο βρίσκεται στην βασική γραμμή εργαλείων, ή σε ένα πλήκτρο συντόμευσης. Ας δούμε στην πράξη αυτή την μακροεντολή. Ο προσανατολισμός του εγγράφου, είναι κατακόρυφος. Εάν κάνουμε κλικ σε αυτό το κουμπί, παρατηρούμε πως αλλάζει τον προσανατολισμό του εγγράφου σε οριζόντιο. Από το μενού Αρχείο, Διαμόρφωση σελίδας, αλλάζουμε πάλι τον προσανατολισμό του εγγράφου σε κατακόρυφο, και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Οι μακροεντολές αποθηκεύονται είτε στο κανονικό Normal πρότυπο, οπότε είναι διαθέσιμες σε οποιοδήποτε έγγραφο, είτε σε συγκεκριμένο έγγραφο. Θα δημιουργήσουμε τώρα την ίδια εντολή, την «Νέα», αλλά με διαφορετικό όνομα, γιατί δεν μπορούμε να έχουμε δύο εντολές με τα ίδιο όνομα. Από το μενού Εργαλεία, Μακροεντολή, κάνουμε κλικ στην εντολή «Καταγραφή νέας μακροεντολής». Πληκτρολογούμε το όνομα My. Με τα δύο αυτά κουμπιά μπορούμε να δημιουργήσουμε μια συντόμευση πληκτρολογίου, να πατάμε δηλαδή έναν συνδυασμό πλήκτρων για να ενεργοποιείται η μακροεντολή, ή να προσθέσουμε την μακροεντολή σε μία γραμμή εργαλείων όπως στο δικό μας παράδειγμα. Εδώ ορίζουμε η μακροεντολή να εμφανίζεται μόνο στο τρέχον έγγραφο, στο 47.doc, να μην υπάρχει δηλαδή σε όλα τα έγγραφα. Αν επιλέξουμε Normal.dot, η μακροεντολή θα είναι διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφα που δημιουργούμε. Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Παρατηρούμε πως ο κέρσορας μετατράπηκε σε βέλος συνοδευόμενο από μια κασετούλα. Η διαδικασία καταγραφής έχει ξεκινήσει. Κάνουμε κλικ στο μενού «Αρχείο», και επιλέγουμε την εντολή «Διαμόρφωση σελίδας». Επιλέγουμε οριζόντιο προσανατολισμό, και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Διακοπή καταγραφής μακροεντολής», για να σταματήσει η καταγραφή των κινήσεων μας. Η μακροεντολή μας έχει δημιουργηθεί. Τώρα, την εντολή αυτή, θα την αντιστοιχίσουμε σε κουμπί στην βασική γραμμή εργαλείων. Από το μενού «Εργαλεία», κάνουμε κλικ στην εντολή «Προσαρμογή». Στην καρτέλα Εντολές, και από το τμήμα «Κατηγορίες», επιλέγουμε «Μακροεντολές». Στα δεξιά εμφανίζεται η εντολή «My». Αυτό οφείλεται στο ότι το Word ψάχνει για εντολές που είναι αποθηκευμένες στο έγγραφο 47.doc. Αν επιλέξουμε Normal.dot θα εμφανιστούν οι μακροεντολές τις οποίες αποθηκεύσαμε στο πρότυπο Normal.dot. Επιλέγουμε την μακροεντολή My, και με πατημένο το αριστερό πλήκτρο, την σύρουμε στην βασική γραμμή εργαλείων. Κάνουμε δεξί κλικ στην μακροεντολή «My», και στο πλαίσιο όνομα αφαιρούμε το κείμενο πριν από τη λέξη «My». Από την εντολή «Αλλαγή εικόνας κουμπιού» επιλέγουμε το εικονίδιο καμπανάκι. Προσοχή: αν θέλετε κάποια άλλη στιγμή να αλλάξετε το όνομα που εμφανίζεται στο κουμπί, θα πρέπει να εμφανίσετε το παράθυρο «προσαρμογή». Κλείνουμε το παράθυρο «Προσαρμογή». Το κουμπί «My» έχει δημιουργηθεί. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “My”, και παρατηρούμε πως το έγγραφο άλλαξε προσανατολισμό. Από κατακόρυφος έγινε οριζόντιος. Εάν δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο, θα παρατηρήσουμε πως η εντολή «My» δεν υπάρχει, διότι την δημιουργήσαμε μόνο για το προηγούμενο έγγραφο. Για να διαγράψουμε την μακροεντολή «My», από το μενού Εργαλεία, Μακροεντολή, επιλέγουμε «Μακροεντολές». Επιλέγουμε την μακροεντολή, πατάμε το κουμπί «Διαγραφή», και η μακροεντολή έχει διαγραφεί. Θα αντιγράψουμε την μακροεντολή «Νέα», από το τρέχον έγγραφο, στο καθολικό πρότυπο «Normal.dot» ώστε να είναι διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφα. Από το μενού Εργαλεία, Μακροεντολή, επιλέγουμε «Μακροεντολές». Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Οργάνωση». Επιλέγουμε εδώ το τρέχον έγγραφο, και εδώ το πρότυπο Normal.dot. Στη συνέχεια από εδώ, επιλέγουμε NewMacros, και κάνουμε κλικ στο κουμπί «Αντιγραφή». Η μακροεντολή «Νέα», καταχωρήθηκε και στο πρότυπο έγγραφο Normal.dot. Προσοχή: εδώ, δεν εμφανίζεται το όνομα της μακροεντολής το «Νέα» δηλαδή, αλλά το NewMacros. Το NewMacros είναι η λειτουργική μονάδα που περιέχει όλες τις μακροεντολές του συγκεκριμένου εγγράφου ή προτύπου. Η μακροεντολή «Νέα» λοιπόν βρίσκεται μέσα στη λειτουργική μονάδα NewMacros. Εάν δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο, θα παρατηρήσουμε πως η μακροεντολή “Νέα”, υπάρχει.