Δημιουργία

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στη δημιουργία και χρήση ενός συγκεντρωτικού πίνακα. Στο φύλλο εργασίας «Πωλήσεις» εμφανίζονται οι πωλήσεις των αυτοκινήτων της BMW, και της FORD, για το πρώτο, δεύτερο, και τρίτο τετράμηνο του έτους 2006, και 2007, στην Γερμανία, Ελλάδα, και Γαλλία. Π.χ. το πρώτο τετράμηνο το 2006, η BMW πούλησε στην Γερμανία 4500 αυτοκίνητα. Όταν τα δεδομένα μας έχουν αυτή τη μορφή, είναι πολύ δύσκολο να εξάγουμε συμπεράσματα, π.χ. ποιες είναι οι συνολικές πωλήσεις της BMW; ή ποιες είναι οι συνολικές πωλήσεις στην Γαλλία; Για να μπορέσουμε να εξάγουμε συμπεράσματα για τα παραπάνω δεδομένα, θα χρησιμοποιήσουμε μία αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα. Ένας τέτοιος συγκεντρωτικός πίνακας εμφανίζεται στο «Φύλλο1». Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι ένα εργαλείο με το οποίο μπορούμε να αναλύσουμε τα δεδομένα μιας περιοχής κελιών, εξάγοντας γρήγορα και πιο αποτελεσματικά τις πληροφορίες που θέλουμε. Εδώ εμφανίζονται τα τετράμηνα, 1o, 2o, 3o. Εδώ το έτος, και οι εταιρίες. Στις στήλες C-D-E οι χώρες. Στη στήλη f παρουσιάζονται τα αθροίσματα για κάθε τετράμηνο, και για κάθε εταιρία. Αυτές είναι οι πωλήσεις της BMW, στην Γαλλία, το 1 τετράμηνο. Αυτό είναι το σύνολο των πωλήσεων του 1 τετραμήνου για την BMW, και αυτό της FORD. Αυτό είναι το σύνολο των πωλήσεων και των δύο εταιρειών για το 1 τετράμηνο. Με τον ίδιο τρόπο εμφανίζονται και οι πωλήσεις για τα υπόλοιπα τετράμηνα. Εδώ εμφανίζεται το σύνολο και των δύο εταιριών, και για τα 3 τετράμηνα. Αυτές είναι οι συνολικές πωλήσεις στην Γαλλία. Σ’ ένα συγκεντρωτικό πίνακα μπορούμε να επιλέγουμε κάθε φορά ποια δεδομένα θέλουμε να προβάλλονται και ποια όχι. Παρατηρούμε πως κάποια από αυτά τα κελιά έχουν βέλη. Αυτά. Μπορούμε να κάνουμε κλικ σ’ ένα από αυτά τα βέλη, για να επιλέξουμε ποια δεδομένα θέλουμε να προβάλλονται. Αυτή τη στιγμή όπως βλέπουμε και στο κελί b1, εμφανίζονται οι τιμές για όλα τα έτη. Εάν θέλουμε μόνο για το 2007, επιλέγουμε «2007», και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Τα δεδομένα πλέον που εμφανίζονται στον συγκεντρωτικό πίνακα, αφορούν μόνο το έτος 2007. Επιλέγουμε να εμφανιστούν τα μόνο δεδομένα της BMW. Οι συνολικές πωλήσεις της BMW για το έτος 2007, είναι 80.980 αυτοκίνητα. Ας δούμε τώρα πως μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, σε νέο φύλλο εργασίας, με δεδομένα από την περιοχή κελιών του φύλλου «Πωλήσεις». Στο φύλλο «Πωλήσεις» επιλέγουμε ένα κελί της περιοχής. Από το μενού «Δεδομένα», επιλέγουμε «Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος». Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται βρισκόμαστε στο πρώτο από τα τρία βήματα του οδηγού. Στο βήμα αυτό καθορίζουμε το είδος των δεδομένων τα οποία θα χρησιμοποιήσει ο συγκεντρωτικός πίνακας. Επιλέγουμε «Λίστα ή βάση δεδομένων του Microsoft Excel». Εδώ επιλέγουμε εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε συγκεντρωτικό πίνακα ή συγκεντρωτικό γράφημα. Επιλέγουμε «Συγκεντρωτικό πίνακα», και πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Στο δεύτερο βήμα ορίζουμε την περιοχή των δεδομένων. Το Excel αυτόματα επέλεξε όλη την περιοχή κελιών. Σε περίπτωση που θέλουμε διαφορετική περιοχή, τότε επιλέγουμε εκ νέου μία νέα περιοχή κάνοντας κλικ εδώ. Προσοχή, πρέπει πάντα να επιλέγουμε και την πρώτη γραμμή της περιοχής, αυτή που περιέχει τις ετικέτες των στηλών. Πατάμε το κουμπί «Επόμενο». Αυτό το παράθυρο διαλόγου εμφανίζεται επειδή έχουμε ήδη δημιουργήσει έναν συγκεντρωτικό πίνακα με βάση αυτά τα δεδομένα. Ο συγκεντρωτικός πίνακας που θα δημιουργήσουμε θέλουμε να είναι ξεχωριστός από τον προηγούμενο. Να έχουμε δηλαδή 2 διαφορετικές αναφορές. Επιλέγουμε λοιπόν «Όχι». Στο τρίτο βήμα, καθορίζουμε την θέση, στην οποία θέλουμε να εμφανισθεί ο συγκεντρωτικός πίνακας. Επιλέγουμε «Νέο φύλλο εργασίας», ώστε ο πίνακας να τοποθετηθεί σε νέο φύλλο εργασίας. Πατάμε το κουμπί «Επιλογές», εδώ μπορούμε να ρυθμίσουμε κάποιες επιλογές, όπως εάν θέλουμε να εμφανίζονται τα αθροίσματα των γραμμών ή των στηλών στην αναφορά ενός συγκεντρωτικού πίνακα. Πατάμε το κουμπί ΟΚ. Πατάμε στη συνέχεια το κουμπί «Διάταξη» για να καθορίσουμε την διάταξη του συγκεντρωτικού πίνακα. Στα δεξιά υπάρχουν τα πεδία. Έχουν τα ονόματα των στηλών. Στα αριστερά εμφανίζεται το διάγραμμα του συγκεντρωτικού πίνακα. Τα πεδία αυτά μπορούμε να τα τοποθετήσουμε σε οποιοδήποτε από τα τμήματα του διαγράμματος. Στο τμήμα «Σελίδα», τοποθετούμε το πεδίο με τις λιγότερες διαφορετικές τιμές. Εμείς θα τοποθετήσουμε το πεδίο «Έτος» για το οποίο έχουμε μόνο δύο τιμές, το 2006 και το 2007. Κάνουμε κλικ στο πεδίο «Έτος» και με πατημένο το αριστερό πλήκτρο το σύρουμε στο τμήμα «Σελίδα». Στο τμήμα «Γραμμή» τοποθετούμε το πεδίο το οποίο θέλουμε να συνοψίσουμε ανά γραμμή. Τοποθετούμε το πεδίο «Εταιρία», σύροντας το. Στο τμήμα «Στήλη» τοποθετούμε το πεδίο το οποίο θέλουμε να συνοψίσουμε ανά στήλη. Τοποθετούμε το πεδίο «Χώρα», σύροντας το. Στο τμήμα «Δεδομένα» τοποθετούμε το πεδίο «Πωλήσεις». Σε ένα τμήμα μπορούμε να τοποθετήσουμε και περισσότερα από ένα πεδία. Π.χ θα τοποθετήσουμε στο τμήμα «Στήλη» και το πεδίο «Τετράμηνο». Κάνουμε κλικ και το σύρουμε στο τμήμα «Στήλη». Το πεδίο «Τετράμηνο» εμφανίζεται δίπλα στο πεδίο «Χώρα». Για να αφαιρέσουμε τώρα το πεδίο «Τετράμηνο», το επιλέγουμε και το σύρουμε έξω από το διάγραμμα. Πεδία μπορούμε να προσθέσουμε, να αφαιρέσουμε, να αναδιατάξουμε και μετά την δημιουργία του συγκεντρωτικού πίνακα. Το πεδίο «Τετράμηνο» θα το εισάγουμε αργότερα. Πατάμε το κουμπί ΟΚ, και το κουμπί «Τέλος». Ο συγκεντρωτικός πίνακας έχει δημιουργηθεί σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Εμφανίζεται αυτό το παράθυρο, που περιέχει μία λίστα με όλα τα διαθέσιμα πεδία, καθώς και αυτή η γραμμή εργαλείων «Συγκεντρωτικός Πίνακας». Στη λίστα με τα διαθέσιμα πεδία, παρατηρούμε πως όλα τα πεδία, εκτός από το πεδίο «Τετράμηνο» εμφανίζονται με έντονη γραμματοσειρά επειδή έχουν χρησιμοποιηθεί στον συγκεντρωτικό πίνακα. Για να εισάγουμε και το πεδίο «Τετράμηνο» κάνουμε το εξής: Επιλέγουμε το πεδίο «Τετράμηνο», και σύροντας το το τοποθετούμε πριν την ««Εταιρία»». Στην στήλη A εμφανίσθηκε τώρα το πεδίο «Τετράμηνο». Για να δούμε μόνο τις πωλήσεις της Ελλάδας, κάνουμε το εξής: Πατάμε το βέλος του κουμπιού «Χώρα», αποεπιλέγουμε Γαλλία και Γερμανία, και πατάμε το κουμπί ΟΚ. Εμφανίζονται τώρα μόνο οι πωλήσεις στην Ελλάδα.